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入札情報サービス（有料）VS自力収集（無料）ではどちらが効率的か？？
自力で入札情報を収集する（発注機関のHPを探す、官報をチェックする、出先機関へ直接足を運ぶ）という手法は、入札参加経験がある企業様であれば、誰もが行ったことがあるのではないでしょうか。できるだけ費用をかけずに情報収集したいと考えるのは当然のこと。
その一方で、入札情報速報サービスNJSS（エヌジェス）のような有料の業務支援サービスを利用して効率的に情報収集しようと考える企業もいらっしゃいます。
では、自力で情報収集することと入札情報サービスを利用するのでは、どちらが効率的なのでしょうか？
入札における情報収集方法の実態
例えば、平成25年度の年間予算総額は約20兆円。NJSSだけでも約136万件もの案件が収集されました。しかし、全国すべての案件を網羅するにはNJSSが収集している機関だけでも5,322機関（関東の一都三県だけでも946機関）のチェックが必要です。
自社の希望条件にマッチする入札案件を探すためには、全ての入札情報を集めることが理想的ですが、その数はあまりに膨大なのです。
それでは、どのように入札情報を収集している企業が多いのでしょうか？
参考として、NJSSで実施した実態調査アンケート結果をご紹介します。
上記の通り、自力で入札情報収集している企業様がほとんどであることがお分かり頂けます。
その一方で、NJSSのような入札情報サービスを利用している企業様もいらっしゃいます。これだけの情報量をチェックするのに、大きく二つの手段がありますが、その判断は各企業でどのようにしているのでしょうか？
それでは、入札情報サービスと自力収集のメリットとデメリットを一度検証してみましょう。
自力での情報収集によるメリット・デメリット
＜メリット＞
- サービス料金などの費用をかけずに収集できる
- 特定の発注機関と関係構築しやすい（出先機関に直接足を運ぶ など）
- 自社でノウハウを蓄積できる など
＜デメリット＞
- 数千以上の発注機関の情報収集は、物理的に難しい
- 多くの落札情報を収集しきれない
- 情報量が限られるため、同じ収集手段をとっている企業との間で競争率が高くなってしまう など
上記のように、自力での情報収集は費用をかけずに実施できるメリットがある一方で、膨大な情報をカバーしながら効率的に欲しい案件を探し出すことは困難で、結果的に機会損失に繋がる可能性も考えられます。
無理をせずに現状維持しながら入札に参加していく企業様にとっては、自力での情報収集は適切な方法と言えますが、積極的に参加して売上を拡大したい企業様にとっては、情報収集手段を見直す必要があるかもしれません。
入札情報サービスでの情報収集によるメリット・デメリット
＜メリット＞
- 検索機能で簡単に情報に辿り着ける（多くの発注機関で収集した膨大な案件から、欲しい案件を絞り出す）
- 新着の案件情報が毎日メールで届く（自社が欲しい案件情報だけをメールで簡単にチェックできる）
- 過去の落札情報も必要に応じてチェックできる（案件の適正価格の参考、発注機関の傾向を分析できる） など
＜デメリット＞
- 入札情報サービスの利用料金など費用がかかる
- すべての機能を使いこなせないケースもある
- 欲しい案件自体が数少ない場合に活用するシーンがあまりない など
入札情報サービスを利用する大きなメリットは、その情報量と充実した機能を使って効率的に欲しい案件を探すことができる点です。ただし、利用料金が必要になります。
入札情報サービスの導入によって得られるメリットや成果と、その費用についてしっかりと比較検討する必要があると言えます。
それでは、次に自力収集と入札情報サービスのコストについて考察してみましょう。
自力での情報収集によるメリット・デメリット
以下の比較は、費用面だけでなく目に見えない「情報収集コスト」を見落とさないための一つの「考え方」として参考にして頂ければ幸いです。
自力での情報収集によるコスト算出
自社で収集する場合も、営業職や事務職の作業時間が生じています。それを金額に換算してみましょう。
［算出条件（仮定）］
- 福利厚生を含めると一般社員は大体時給3,000円程度になります
- その社員の方が官報や官公庁のWEBサイトをチェックして、入札案件を探します
- 週3回（月12回）の入札情報をチェック。1機関のチェックを約5分程度と想定
入札情報サービスでの情報収集によるコスト算出
例えば、入札情報速報サービスNJSSのベーシックプラン（年間契約）の金額換算は月当たり48,000円です。多くの情報量の中から効率的に入札案件を抽出できるため、御社では入札案件の仕様をもとに入札参加の判断に時間を割くことができます。
日常業務を推進しながら、入札案件を探すために割ける時間は限られています。より自社の希望条件にマッチする入札案件に参加するためには、入札情報サービスも一つの手段と言えそうです。
もちろん、「自社の参加範囲や状況を考えれば、入札情報サービスを使うとその費用を回収できない」という事であれば、無理をして入札情報サービスを導入する必要はありません。
『もっと入札に積極的に参加して成果を出したい！』という企業様は、情報収集手段を見直すときの選択肢のひとつに入札情報サービスの利用も考えてみてはいかがでしょう。