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【官公庁入札】電子入札の基本と、これからはじめるための3ステップ!

         

近年、マイナンバーカードをはじめ、さまざまな行政の手続きのデジタル化が進む中、官公庁入札においても、デジタル化の動きが加速しています。

多くの発注機関で電子入札の仕組みが導入される一方、従来の入札方法に慣れている場合や、これから官公庁入札に参入しようと考えている場合には、仕組みや必要な準備について「よくわからない」と感じる方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、電子入札の概要を解説した上で、導入に必要な流れを3ステップで紹介していきます。

 

電子入札とは

官公庁入札は従来、落札希望者が紙の入札書に案件の金額(見積額)を記入し、提出する形で行われていました。

一方で、こうした紙による入札は、発注機関側に次のような負担がかかります。

   紙をデータ化するために入力/スキャン等の手間が生じる
   紙を保管しておくためにコストがかかる
   紙の受け渡し等、物理的なやり取りに時間がかかる

さらに、落札希望者にとっても、次のような負担が生じていました。

   発注機関に出向くために金銭的・時間的なコストがかかる
    入札書に記載する内容に抜け漏れがあった場合、修正に時間がかかる
    印紙税を納める必要がある

こうした負担を解消し、入札にまつわる業務を効率化するために導入されたのが電子入札です。

電子入札とは、その名が示す通り、デジタルな入札執行システムのことを指します。このシステムを活用することで、入札発注機関と落札希望者の間で発生する各種書類提出の業務や、発注機関からの通知などをインターネット経由で行うことが可能です。

 

官公庁入札への電子入札の普及率は?

電子入札は、2001年に初めて中央省庁で国内導入されました。そして、当時の建設省が開発した電子入札システムが、他の省庁や団体も利用できるよう無償提供されたことで、官公庁への普及は急速に進むことになります。

自治体においても、同様、2001年に神奈川県横須賀市が電子入札の運用を開始。2022年現在では、全都道府県が電子入札システムを導入しており、市区町村も導入済みか、導入に向けた開発・準備を進めている状況となっています。

こうしたことから、これから官公庁入札に参入する企業はもちろん、紙での入札に慣れている企業においても、電子入札への対応は必須と言えるでしょう。

 

電子入札の導入3ステップ

紙の入札とは異なり、電子入札に参加するためには、落札希望者にいくつかの事前準備が求められます。

ここからは、そうした事前準備を3ステップに分類して解説していきます。

 

 

STEP1. 対応PCの用意・環境の確認

電子入札に参加するためには、インターネットに接続できる環境が欠かせません。今日ではスマートフォンやタブレットを活用したインターネット接続も可能ですが、官公庁入札の場合には、推奨環境としてPCが基準となっていることがほとんどです。

さらに、発注機関ごと(または、電子入札システムごと)にPCのハードウェア・ソフトウェアの推奨環境は異なります。最新の高性能マシンが求められるわけではないものの、「古いPCを使い続けている」といった場合には注意が必要です。

STEP2. 電子証明書(ICカード)とICカードリーダの用意

電子入札に参加するためには、認証によって不正を防止するため、電子証明書を用意することが求められます。電子証明書は、公的に認定された電子認証局(業務を委託された民間企業)からICカードという形で購入できます。

また、ICカードをPC上で読み込むためにはICカードリーダが必要で、こちらも電子認証局経由で購入することが可能です。価格設定は電子認証局によって異なりますが、ICカード1枚・ICカードリーダ1台で運用する場合、概ね2〜3万円の初期費用がかかります。

STEP3. ソフトウェアのインストール・利用者登録

電子証明書(ICカード)とICカードリーダをPCで利用するためには、専用ソフトウェアのインストールが必要です。このソフトウェアをインストールした上で、発注機関のWebサイトから利用者登録を済ませれば、電子入札のための準備は完了です。

ただ、ここで紹介したのはあくまでも電子入札システムを利用するための準備であり、実際には入札参加資格の取得など、さまざまな手続きが求められます。

入札参加の手続きについて詳しく知りたい方は、「入札参加が初めての方向け 官公庁入札の流れ5つのステップ」もご一読ください。

 

電子入札に参加する際の注意点

ここまで紹介した3ステップを踏むことで、電子入札の導入をスムーズに進めることができるでしょう。前述した通り、電子入札には従来行っていた入札関連の業務を効率化できるというメリットがあります。

しかし、今まで利用したことのないシステムを扱うことになることから、操作に習熟するまでは、紙での入札と比較してむしろ時間がかかってしまう(効率が落ちてしまう)可能性もあります。

そのため、はじめて電子入札に参加する場合には、従来以上に時間に余裕を持って進めることが重要です。

なお、電子入札に参加する以外にも、企業側で入札に関連する業務を効率化する方法はいくつかあります。中でも、官公庁から公表される入札案件が1つのWebサイトで確認できる、入札情報速報サービスを活用する方法は、案件探しの時間を短縮するために非常に効果的です。

入札業務の効率化に興味のある方は、株式会社うるるが運営する官公庁入札案件から自社に合った案件を探せる国内最大級の入札情報速報サービス「NJSS」をぜひ一度お試しください。

今回紹介した電子入札導入の3ステップや、導入の際の注意点をわかりやすくまとめたダウンロード資料もご用意しています。

本記事をお読みいただき、電子入札についてより詳しく知りたくなったという方は、下記よりダウンロードの上、ぜひご一読ください。